Большое количество сообщений в рабочих чатах каждый день может снижать продуктивность сотрудников и приводить к выгоранию. Об этом «Газете.Ru» рассказала Ирина Пак, HR-директор логистического оператора NC Logistic.
«Коммуникация в мессенджерах идет почти круглосуточно. Дружеские, семейные, родительские и рабочие чаты ежедневно «разрывают» телефон. Прочитать весь поток сообщений невозможно, ведь в общей сложности это займет несколько часов рабочего дня. Поэтому каждому важно ограничивать свое присутствие в таких переписках — осмыслить всю информацию и отреагировать на нее бывает не только трудно, но и не всегда необходимо. С рабочими чатами все сложнее. С одной стороны, важно следить за информацией от коллег, с другой — когда сообщений становится больше сотни в день, чтение и ответы начинают существенно отвлекать от работы, что неизбежно сказывается на продуктивности», — объяснила она.
По ее словам, рабочий чат в мессенджере — прежде всего инструмент для оперативных оповещений и организационных вопросов, таких как: «Завтра все должны быть в офисе к 09:00!» или «Не забудьте заполнить график отпусков!» Но чат не должен использоваться как средство управления задачами. Для их постановки по-прежнему существует как минимум электронная почта, а как максимум — CRM-системы и таск-трекеры.
«Важно помнить и об информационной безопасности. Корпоративные данные лучше хранить исключительно на серверах компании. Любая пересылка в мессенджеры или размещение на внешних ресурсах повышает риск того, что информация попадет не в те руки. С учетом этого в общении с коллегами и подрядчиками разумнее использовать электронную почту как более защищенный канал. Если кто-то ставит задачу в чате или по телефону, всегда можно попросить продублировать запрос в письме, чтобы ответить на него официально», — посоветовала она.
При этом, как отметила эксперт, чаты нередко используются не столько для работы, сколько для бесконечных дискуссий, которые не приводят к результатам. Чем больше людей участвует в переписке, тем больше мнений, уточнений и сообщений «на всякий случай». Если в чате присутствуют руководители, сотрудники зачастую пишут не потому, что это нужно для дела, а чтобы выглядеть вовлеченными.
«Постоянная переписка действительно может снижать продуктивность и приводить к выгоранию. Сто сообщений в день — это сто переключений внимания с текущей работы. В результате падает скорость выполнения задач, растет количество ошибок, ухудшается концентрация. Такая цифровая нагрузка становится причиной усталости и эмоционального истощения. Слишком активный чат усиливает выгорание еще и потому, что размывает ответственность. Когда поручения не фиксируются в документах и почте, а остаются в переписке, люди могут в качестве защиты заявлять, что не видели ту или иную задачу или не согласовывали ее. Чат становится способом самооправдания, что часто заканчивается поиском виновных и создает тяжелое эмоциональное состояние», — констатировала Пак.
Понять, что такая коммуникация превратилась в проблему, можно по простым признакам.
«Сотрудники тратят больше времени на чтение, чем на выполнение задач. Решения теряются, и приходится повторять одно и то же. К концу дня в чате — сотни сообщений, и почти каждое помечено как «срочно». Это уже не рабочее взаимодействие, а настоящий информационный шум. В таком случае бизнес-процессы нужно пересматривать и переводить на корпоративные ресурсы», — резюмировала она.
Ранее россиян предупредили о рисках поиска работы с помощью нейросетей.